Het ubo-register: wat betekent dat voor jou?

De Kamer van Koophandel heeft sinds 27 september 2020 een nieuw register: het ubo-register. Organisaties moeten gegevens aanleveren voor dat register. Soms loopt dat via de notaris. 

wat is een ubo?

In verband met de regelgeving uit Europa voor het tegengaan en voorkomen van fraude moet inzichtelijk worden wie er binnen een organisatie aan de touwtjes trekt. Dat kan iemand zijn die in financiële zin profijt heeft van de organisatie of het voor het zeggen heeft (de beslissingen neemt).  

Om er achter te komen wie er aan de touwtjes trekt, zijn er in de wet criteria opgenomen aan de hand waarvan vastgesteld kan worden wie de uiteindelijk belanghebbende is. Ubo is de afkorting voor ultimate beneficial owner, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende.

wie komt er in het ubo-register?

Iedere organisatie die is ingeschreven in het handelsregister moet tussen 27 september 2020 en 27 maart 2022 zijn ubo bij de Kamer van Koophandel in het ubo-register inschrijven. Een organisatie kan meerdere ubo’s hebben. Iedere persoon die aan de criteria voldoet, moet worden ingeschreven.  

Er is een categorie van organisaties die niet een ubo hoeft te registreren, bijvoorbeeld de Vereniging van Eigenaars. De Netwerknotarissen vertellen je graag welke organisaties wel of niet een ubo moeten registreren.

zijn de gegevens in het register openbaar?

Een deel van de gegevens is openbaar zoals dat nu ook is als je als bestuurder van een stichting of B.V. staat ingeschreven. Er is ook een deel niet openbaar maar wel te raadplegen door de politie en opsporingsdiensten. Als iemand politiebescherming krijgt vanwege ontvoeringsdreiging dan kun je een verzoek indienen of de belangrijkste gegevens kunnen worden afgeschermd.

via de notaris

De notaris is al een tijdje verplicht om aan organisaties die bij de notaris komen te vragen wie hun ubo’s zijn. Vanaf 27 september komt daar het volgende bij. Bij de oprichting van een nieuwe organisatie zoals een B.V., stichting of vereniging moeten we na het ondertekenen van de akte eerst bij de Kamer van Koophandel de ubo(‘s) aanmelden. Vervolgens kunnen we de opgerichte rechtspersoon inschrijven bij de Kamer van Koophandel.

Kom je voor een andere zaak naar de notaris waarbij een rechtspersoon is betrokken? Dan vragen we wie de ubo is, controleren we in het ubo-register of de gegevens die je opgeeft actueel zijn. Als dat niet het geval is dan actualiseren we de gegevens bij de Kamer van Koophandel.

De notaris heeft deze verplichtingen gekregen in het algemeen belang van een veiliger Nederland en Europa. Deze verplichtingen brengen voor ons extra werk en daarom ook extra kosten voor jou met zich. We hopen op jouw begrip hiervoor.