Privacyverklaring Netwerk Notarissen

Bij Netwerk Notarissen zijn ongeveer 150 Nederlandse notariskantoren aangesloten. Wil je weten hoe de Netwerknotaris omgaat met jouw privacy? Dat kun je lezen in de privacyverklaring die op de website staat van elk notariskantoor dat is aangesloten bij Netwerk Notarissen. De onderstaande tekst gaat alleen over de koepelorganisatie.

Algemeen

Wij gebruiken je gegevens alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Die toestemming veronderstellen we als je per e-mail, telefoon of op een andere manier een vraag aan Netwerk Notarissen stelt.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf een formulier voor hebt ingevuld. Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens van jou:

1. voornaam;
2. achternaam;
3. e-mailadres.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan aangesloten kantoren verstrekken als dit noodzakelijk is.

Rechten met betrekking tot jouw gegevens

Er is in sommige gevallen recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen.

Als wij jouw persoonsgegevens bewaren op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je in sommige gevallen het recht deze toestemming in te trekken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je dan contact met ons opnemen? Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar je kunt dan terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt wil je dan contact met ons opnemen?

Contactgegevens

Netwerk Notarissen B.V.
Arthur van Schendelstraat 650
3511 MJ Utrecht
KvK 32079991
info@netwerknotarissen.nl

Privacyverklaring van de bij Netwerk Notarissen aangesloten notariskantoren

In deze privacyverklaring staat hoe de bij Netwerk Notarissen aangesloten notariskantoren omgaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecontroleerd moet worden als er een akte wordt gemaakt. Dit zijn de gevolgen voor het gebruik van jouw persoonsgegevens:

1. de notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;
2. de notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens altijd blijven bewaren;
3. als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan kan er niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, dan maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat;
4. de notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;
5. als jouw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn jouw gegevens ook voor derden zichtbaar;
6. de notaris moet jouw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag maken en die fotokopie mag bewaren;
7. jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris;
8. het kan zijn dat jouw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan jij niet de opdrachtgever bent of waarbij jij niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als je bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens van jou gebruikt die wij niet van jou zelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van jouw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent.

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als je nog geen opdracht aan ons hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een opdracht voor advies of als je een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor:

1. onze administratie;
2. de communicatie met jou;
3. in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Als jij ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt. Voor een advies of andere opdracht vragen we je een aantal gegevens aan ons door te geven zoals voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We vragen ook om jouw geldige identiteitsbewijs te zien en daarvan een fotokopie te maken.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf een formulier voor hebt ingevuld. Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens van jou:

1. voornaam;
2. achternaam;
3. e-mailadres.

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

1. het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
2. om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen; of
3. voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Wij vragen alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent.

Bewaartermijn

Vaak is het voor ons als notaris nodig om persoonsgegevens lang te bewaren. Dit heeft te maken met onze wettelijke taken zoals uit de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

Beveiliging

Wij beschermen jouw persoonsgegevens onder meer met de volgende maatregelen:

1. alle personen die jouw gegevens kunnen inzien, hebben een geheimhoudingsplicht;
2. we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
3. we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
4. onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten met betrekking tot jouw gegevens

Er is in sommige gevallen recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen. Ook kun je soms een verzoek indienen om jouw gegevens over te dragen aan een andere dienstverlener.

Als wij jouw persoonsgegevens bewaren op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je in sommige gevallen het recht deze toestemming in te trekken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je dan contact met ons opnemen? Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar je kunt dan terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt wil je dan contact met het betreffende notariskantoor opnemen?

versie 20 juli 2018

Privacy statement

In this privacy statement we explain how the Netwerk offices protect your personal data.

Personal data and notarial deeds

The law prescribes which personal data a civil-law notary must collect and check when a deed is drawn up. The consequences attached to the use of your personal data are as follows:

1. the civil-law notary must include certain personal data in the deed;
2. the civil-law notary must keep the signed deed with your personal data indefinitely;
3. if the deed is signed by the civil-law notary, it becomes an official piece of evidence. No further changes can be made to it, not even if the personal data are incorrect. If any changes need to be made, the civil-law notary will make a new deed containing these changes;
4. the civil-law notary is obliged to check certain personal data in various registers, such as the Persons Database (Basisregistratie Personen, BRP), the Commercial Register and the Land Register;
5. if your personal data are included in a notarial deed, this means that the other persons mentioned in the deed will also be able to see this information. If the deed is entered in a public register, your personal data can also be seen by third parties;
6. the civil-law notary must verify your identity on the basis of a valid identity document. The civil-law notary is one of only a few persons permitted to make and keep a photocopy of the original identity document;
7. your personal data are covered by the civil-law notary’s obligation of professional secrecy;
8. your personal data may be included in a notarial deed or file of which you are not the client or in which you are not directly involved. This is the case, for instance, when you are the director of a legal entity, an heir, beneficiary or legatee of an estate or the administrator of an owners’ association. If our office uses your personal data and we did not receive these from you personally, this will always be in connection with instructions we have been given. In that case the source of your personal data will be, for example, the public registers (including the Land Register) or an estate agent in connection with a purchase contract in which you are one of the parties.

Personal data of clients in general

If you have not yet instructed us to draw up a notarial deed but have given us a consultancy assignment or have asked us a question, then we will use your personal data:

1. for our records;
2. in order to communicate with you;
3. in general for carrying out the assignment.

If you have asked us a question, we will use the data you yourself have provided. In the case of a consultancy assignment or another assignment, we will ask you to provide us with various details, such as your first name(s), surname, address details (including an email address) and telephone number. We will also ask to see a valid identity document and to make a photocopy of it.

Personal data of newsletter subscribers

Personal data of newsletter subscribers will be used by us to send our newsletter. We will only send newsletters if you have completed a form for this purpose. The following personal data will be requested for this:

1. first name;
2. surname;
3. email address.

Reason for requesting personal data

Our office will only request your personal data for the following purposes:

1. to carry out consultancy assignments or perform other services;
2. to comply with legal duties or obligations; or
3. those purposes for which you have specifically given your permission.

We will only request information necessary for the performance of our services.

Provision of information to third parties

We may provide the information you have given us to third parties if this is necessary for the performance of our services. An example would be an estate agent in connection with a purchase contract in which you are one of the parties.

If we pass on personal data to others we will make arrangements with them in order to protect your privacy.

Retention period

As civil-law notaries, we often need to store personal data for a long time. This is one of our legal duties, arising from, for instance, the Dutch Civil-Law Notaries Act (Wet op het notarisambt) and the Dutch Public Records Act (Archiefwet).

Protection

Some of the measures we have in place to protect your personal data are:

1. all persons able to access your personal data are bound by a duty of confidentiality;
2. all our systems are username and password protected.
3. we make backups of the personal data so we can recover them in the event of physical or technical incidents;
4. we test and evaluate our measures on a regular basis;
5. our employees have been informed of the importance of protecting personal data.

Rights concerning your personal data

In some cases there will be a right to access, rectify or erase the personal data we have received from you. You may sometimes also be able to request us to transfer your personal data to another service provider.

If we keep your personal data on the basis of permission you have given for this purpose, you will always have the right to withdraw this permission. This applies, for example, when you have subscribed to our newsletter.

Complaints

If you have a complaint about the processing of your personal data, please contact us. Should we be unable to resolve the matter together this would naturally be most regrettable but in that case you would be able to contact the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens), the supervisor of the protection of privacy.

Any questions?

If you have any questions or comments after reading this privacy statement, please do not hesitate to contact your Netwerk office.